Smart Offices und Employee Experience: Wie gestalten wir eine digitalisierte Bürowelt, die Mitarbeitende gerne aufsuchen?

Ein intelligentes Raumkonzept für Büros – das sogenannte Smart Office – war bereits vor der Pandemie ein bedeutsames Thema. Der Fokus lag darauf, durch Digitalisierung, Agilität und New Work ein Umfeld zu schaffen, das Produktivität, Kommunikation und Kreativität fördert. Heute, in einer hybriden Arbeitswelt, haben sich die Anforderungen jedoch stark verändert.

Wie können Unternehmen Büros gestalten, die auch ohne Anwesenheitspflicht attraktiv sind?

Die hybriden Arbeitsmodelle bedeuten, dass Mitarbeitende das Büro seltener für reine Routineaufgaben nutzen. Viele schätzen die Möglichkeit, flexibel und remote von zu Hause aus zu arbeiten und suchen das Büro vor allem dann auf, wenn persönlicher Austausch und kreative Zusammenarbeit gefragt sind. Unternehmen erkennen jedoch, dass angewiesene Anwesenheitspflichten meist auf Widerstand stoßen. Stattdessen braucht es eine Bürokultur, die Motivation und Zugehörigkeit fördert.

Moderne Anforderungen an die physische Arbeitsumgebung:

• Bedürfnisorientierte Raumgestaltung: Büros sollten vielfältige Arbeitsumgebungen bieten – von Stillarbeitsplätzen für fokussierte Aufgaben über flexibel nutzbare Meetingräume bis hin zu ansprechend gestalteten sozialen Bereichen. Mitarbeitende können so je nach Arbeitsaufgabe die optimale Umgebung nutzen.

• Technologie für verteilte Zusammenarbeit: Smarte Tools und digitale Plattformen sind heute unverzichtbar, um die Zusammenarbeit und Kommunikation zu erleichtern. Diese Technologien erhöhen nicht nur die Produktivität, sondern fördern auch die Zufriedenheit, da sie die hybride Arbeit nahtlos unterstützen.  

• Energieeffizientes Design: Ein nachhaltiger Umgang mit Ressourcen ist nicht nur ökonomisch sinnvoll, sondern auch ökologisch wichtig. Intelligente Raumlösungen, wie etwa energieeffiziente Beleuchtung und Heizungssysteme, tragen dazu bei, das Büro langfristig attraktiv und wirtschaftlich zu gestalten.

• IoT und KI für intelligente, vernetzte Büros: Das Internet der Dinge (IoT) ist eine Schlüsseltechnologie moderner Smart Offices. Sensoren und IoT-Geräte erfassen Daten zur Büroauslastung, Raumtemperatur, Luftqualität und zum Energieverbrauch. Diese Echtzeitdaten ermöglichen eine flexible Anpassung der Büroumgebung und steigern sowohl Komfort als auch Effizienz. KI-gestützte Analysen der Daten helfen außerdem, den Büroalltag effizienter zu gestalten: Durch die Analyse der Raumnutzung lassen sich etwa Sitzungsräume besser zuteilen und der Energieverbrauch reduzieren. So schafft die Technologie einen nachhaltigen und produktiven Arbeitsplatz.

Employee Experience als Perspektivwechsel nutzen

Ein gutes Smart Office-Konzept sollte die Employee Experience, das menschliche Erleben der Arbeitsumgebung, in den Mittelpunkt stellen und die Bedürfnisse der Mitarbeitenden aktiv berücksichtigen:

• Gutes Onboarding für digitale Befähigung und Vernetzung: Neue Mitarbeitende finden durch soziale Events und technologisches Training und Vermittlung der Konzepte schneller Anschluss, was den Einstieg erleichtert und Vertrauen aufbaut.

• Bedürfnisorientierte Gestaltung: Unternehmen sollten durch regelmäßige Umfragen und Feedbackschleifen erfragen, welche Arbeitsumgebungen und Technologien die Mitarbeitenden bevorzugen.

• Soziale Erlebnisse schaffen: Büros können durch Räume und Aktivitäten gezielt Begegnungen fördern und damit das Gemeinschaftsgefühl stärken.

Fazit und Ziele einer modernen Büroumgebung:

Ein modernes, motivierendes Büro muss heute mehr sein als nur ein funktionaler Arbeitsplatz. Stattdessen sollte es ein Umfeld bieten, das Wohlbefinden, Kreativität und Produktivität gleichermaßen unterstützt. Durch smarte Technologien, flexible Raumgestaltung und eine bedürfnisorientierte Planung können Unternehmen diese Ziele erreichen und Büros schaffen, die Mitarbeitende gerne aufsuchen.

In einer hybriden Arbeitswelt, die zunehmend auf Flexibilität und Eigenverantwortung setzt, sollte das Büro weniger als Pflichtaufgabe, sondern als ein inspirierender Raum wahrgenommen werden. Unternehmen, die diese Entwicklungen aktiv gestalten, fördern eine moderne Führungskultur und gewinnen langfristig engagierte Mitarbeitende, die das Potenzial ihrer Arbeitsumgebung optimal nutzen.